Kā savienot interneta veikalu ar noliktavas un grāmatvedības sistēmu?

Interneta veikals kļūst par pilnvērtīgu biznesa sistēmu tikai tad, ja tas ir savienots ar noliktavu, grāmatvedību un klientu datiem. Pretējā gadījumā uzņēmums saņem pasūtījumus digitāli, bet apstrādā tos manuāli. Tas rada kļūdas atlikumos, kavē rēķinus un palielina klientu apkalpošanas slodzi.

Tipiska integrācija ietver vairākas datu plūsmas. No noliktavas uz e-veikalu tiek sūtīti preču atlikumi, cenas un pieejamība. No e-veikala uz uzskaites sistēmu tiek sūtīti pasūtījumi, klientu dati un piegādes informācija. No grāmatvedības vai maksājumu sistēmas var tikt saņemts apmaksas statuss. Klientam portālā vai e-pastā tiek parādīts pasūtījuma statuss.

Svarīgākais arhitektūras jautājums ir datu avots. Piemēram, preču atlikumiem galvenā sistēma parasti ir noliktavas uzskaite. Produktu apraksti un attēli var būt e-veikalā vai PIM sistēmā. Klienta juridiskā informācija var būt CRM vai grāmatvedībā. Ja tas nav skaidri definēts, integrācija var radīt konfliktus.

Ieguvumi ir mazāk manuāla darba, precīzāki atlikumi, ātrāka pasūtījumu apstrāde un labāka klientu pieredze. Uzņēmums var apstrādāt lielāku pasūtījumu skaitu bez proporcionāla darbinieku skaita pieauguma. Vadība redz pārdošanas un izpildes datus tuvāk reālajam laikam.

Riski rodas, ja integrācija nav pietiekami pārbaudīta. Nepareizi atlikumi var pārdot preces, kuru nav noliktavā. Nepareizas cenas var radīt zaudējumus. Neapstrādāts kļūdas paziņojums var apturēt pasūtījumu plūsmu. Tāpēc integrācijai jāparedz žurnāli, brīdinājumi un manuālas korekcijas iespēja.

Šāda integrācija ir vajadzīga, ja pasūtījumu skaits aug, sortiments ir plašs vai uzņēmums strādā B2B režīmā ar individuālām cenām un klientu noteikumiem. To var atlikt, ja veikals ir ļoti mazs un pasūtījumi reti, taču arī tad jādomā par nākotnes mērogošanu.

Izmaksas nosaka e-veikala platforma, noliktavas un grāmatvedības sistēmu API, datu lauku atbilstība, cenu loģika, piegādes scenāriji un testēšana. Devera izstrādā interneta veikalus un integrācijas tā, lai tirdzniecība nebūtu atdalīta no uzņēmuma iekšējiem procesiem.

Šādā projektā īpaši jāuzmanās ar datu secību. Piemēram, pasūtījums var ienākt e-veikalā pirms maksājuma apstiprinājuma. Noliktava var rezervēt preci, bet rēķins vēl nav sagatavots. Piegādes statuss var mainīties ārējā kurjera sistēmā. Integrācijai jāspēj apstrādāt šādus starpstāvokļus, nevis pieņemt, ka viss vienmēr notiek ideālā secībā. B2B e-komercijā papildus sarežģītību rada klientu individuālās cenas, kredītlimiti, līguma nosacījumi un vairāki lietotāji vienā klienta uzņēmumā. Standarta e-veikala funkcionalitāte bieži nav pietiekama. Šādos gadījumos e-veikals faktiski kļūst par klientu portālu ar pasūtīšanas funkciju. Testēšana jāveic ar reāliem scenārijiem: daļēji apmaksāts pasūtījums, prece bez atlikuma, atcelts pasūtījums, mainīta cena, juridiska persona, piegāde uz citu adresi, rēķina labojums. Tieši izņēmumi parāda, vai integrācija ir izturīga. Pēc palaišanas jāseko integrācijas kvalitātes rādītājiem: cik pasūtījumu apstrādāti automātiski, cik kļūdu radās, cik bieži bija manuāla iejaukšanās. Tas ļauj saprast, vai sistēma tiešām samazina darbu vai tikai pārvieto problēmas uz citu vietu.

E-komercijas projektos jādomā arī par mērogošanu. Neliels veikals var sākt ar vienkāršu pasūtījumu plūsmu, bet, pieaugot sortimentam un pasūtījumu skaitam, kļūst svarīgi atlikumi, cenu noteikumi, klientu grupas, atgriešanas, piegādes statusi un integrācijas. Ja šī nākotne nav paredzēta arhitektūrā, katrs nākamais uzlabojums kļūst dārgs. Uzņēmumam jāizlemj, vai interneta veikals ir tikai pārdošanas kanāls vai arī daļa no plašākas klientu sistēmas. B2B gadījumā tas bieži ir otrais variants: klientam jāredz savas cenas, pasūtījumu vēsture un dokumenti. Devera šādos projektos skatās uz e-veikalu kā uz uzņēmuma procesa daļu, kas savienota ar noliktavu, grāmatvedību, CRM un klientu portālu.