AI rēķinu apstrāde
AI rēķinu apstrādes risinājums saņem rēķinus no e-pasta, augšupielādes formas vai citas sistēmas, nolasa galvenos laukus un sagatavo strukturētus datus tālākai apstrādei. To iespējams savienot ar apstiprināšanas plūsmu, pasūtījumu salīdzināšanu un grāmatvedības sistēmu.
Kādu problēmu risina šis pakalpojums?
Manuāla rēķinu pārrakstīšana prasa laiku un rada kļūdas tieši tajos laukos, kuriem jābūt precīziem: piegādātājs, rēķina numurs, datums, PVN, summa un apmaksas termiņš. Papildu sarežģījumi rodas, ja rēķins jāsaskaņo ar pasūtījumu vai izmaksu centru.
Ko iespējams automatizēt vai uzlabot?
- Rēķinu automātisku saņemšanu no noteiktām e-pasta adresēm.
- Piegādātāja rekvizītu, rēķina numura, datuma, summu un pozīciju nolasīšanu.
- Dublikātu un obligāto lauku pārbaudi.
- Rēķina salīdzināšanu ar pasūtījumu, līgumu vai pieņemšanas dokumentu.
- Apstiprināšanas maršruta noteikšanu pēc summas, struktūrvienības vai projekta.
- Datu eksportu vai API nodošanu grāmatvedības sistēmai.
Kā notiek risinājuma izstrāde?
- Izprotam uzņēmuma pašreizējo darba procesu, iesaistītos darbiniekus, datu avotus un sagaidāmo rezultātu.
- Nosakām, kur nepieciešams mākslīgais intelekts un kur pietiek ar klasisku automatizāciju vai sistēmu integrāciju.
- Sagatavojam risinājuma arhitektūru, datu apmaiņas principus, piekļuves tiesības un kvalitātes kontroles mehānismus.
- Izstrādājam un integrējam risinājumu testa vidē, izmantojot reālistiskus uzņēmuma datu piemērus.
- Kopā ar klientu pārbaudām rezultātus, precizējam noteikumus un ieviešam risinājumu ikdienas darbā.
- Nodrošinām uzraudzību, kļūdu žurnālus, lietojuma limitus, modeļu maiņu un turpmākus uzlabojumus.
Galvenie ieguvumi uzņēmumam
- Mazāk darba grāmatvedībai un projektu vadītājiem.
- Ātrāka saskaņošana un apmaksa.
- Samazināts kļūdainu vai dubultu rēķinu risks.
- Pārskatāms statuss katram dokumentam.
- Iespēja analizēt izmaksas pēc piegādātāja, projekta vai kategorijas.
Kas jāņem vērā pirms ieviešanas?
Rēķinu apstrāde ir finanšu process, tāpēc AI rezultāts nedrīkst tikt akli uzskatīts par pareizu. Jāparedz lauku validācija, ticamības līmenis un kontroles punkti. Integrācijai ar grāmatvedības sistēmu jābūt dokumentētai un drošai, bet piekļuves tiesībām — atbilstošām darbinieku lomām.
Devera pieeja
Devera izstrādā ne tikai nolasīšanas moduli, bet visu rēķina ceļu no saņemšanas līdz apstiprināšanai un nodošanai grāmatvedībā. Sistēmā iespējams saglabāt oriģinālo failu, AI rezultātu, veiktās korekcijas un apstiprinājumu vēsturi. Tas ļauj procesu kontrolēt un pakāpeniski uzlabot.
