Apstiprināšanas plūsmu automatizācija
Apstiprināšanas plūsma nosaka, kam un kādā secībā jāizvērtē pieprasījums, dokuments vai izdevums. Sistēma automātiski virza ierakstu starp atbildīgajiem, atgādina par termiņiem un saglabā lēmumu vēsturi.
Kādu problēmu risina šis pakalpojums?
Apstiprinājumi e-pastā ir grūti pārskatāmi. Nav skaidrs, pie kura darbinieka process ir apstājies, kurš mainījis dokumentu un vai apstiprināta tieši aktuālā versija.
Ko iespējams ieviest?
- Secīgu un paralēlu apstiprināšanas maršrutu.
- Apstiprinātāju noteikšanu pēc summas, nodaļas vai projekta.
- Komentārus, dokumentu versijas un lēmumu vēsturi.
- Automātiskus atgādinājumus un eskalācijas.
- Aizvietotājus prombūtnes laikā.
- Integrācijas ar rēķinu, dokumentu un personāla sistēmām.
Kā notiek izstrāde?
- Izpētām pašreizējo darba plūsmu, iesaistītos darbiniekus, izmantotos failus un sistēmas.
- Nosakām procesa vājās vietas, datu avotus, automatizējamos soļus un gadījumus, kuros jāsaglabā cilvēka kontrole.
- Sagatavojam pirmās versijas apjomu, lietotāju lomas, datu struktūru un integrāciju plānu.
- Izstrādājam risinājumu pa posmiem un testējam to ar reāliem uzņēmuma darba scenārijiem.
- Migrējam nepieciešamos datus, apmācām lietotājus un ieviešam sistēmu ikdienas darbā.
- Uzraugām sistēmas darbību, analizējam kļūdas un turpinām uzlabot procesu pēc reālās lietošanas datiem.
Galvenie ieguvumi uzņēmumam
- Skaidrs katra pieprasījuma statuss.
- Mazāk kavētu un aizmirstu apstiprinājumu.
- Pārbaudāma lēmumu un izmaiņu vēsture.
- Vienoti uzņēmuma apstiprināšanas noteikumi.
- Ātrāka dokumentu un pirkumu aprite.
Kas jāņem vērā pirms ieviešanas?
Plūsmai jābūt pietiekami stingrai, bet ne pārlieku birokrātiskai. Jāparedz izņēmumi, steidzami gadījumi, deleģēšana un iespēja mainīt apstiprinātāju struktūru bez programmēšanas.
Devera pieeja
Devera plūsmas integrē ar uzņēmuma esošajiem moduļiem, lai apstiprinātais rezultāts automātiski turpinātu nākamo procesa soli, piemēram, rēķina nodošanu grāmatvedībai vai pirkuma pasūtījuma izveidi.
