Automatizēti atgādinājumi uzņēmumiem
Automātiska atgādinājumu sistēma uzrauga termiņus un nosūta paziņojumus pareizajam darbiniekam vai klientam īstajā laikā.
Kādu problēmu risina šis pakalpojums?
Līgumu pagarināšana, rēķinu apmaksa, apkopes, sertifikātu termiņi un klientu darbības bieži tiek uzraudzītas manuāli. Tas palielina nokavējumu un zaudētu iespēju risku.
Ko iespējams ieviest?
- Atgādinājumus pirms un pēc termiņa.
- Dažādus saņēmējus pēc procesa statusa.
- E-pasta, sistēmas un citu kanālu paziņojumus.
- Eskalācijas vadītājam kavējuma gadījumā.
- Atkārtotus un nosacītus paziņojumus.
- Paziņojumu vēsturi un lietotāja iestatījumus.
Kā notiek izstrāde?
- Izpētām pašreizējo darba plūsmu, iesaistītos darbiniekus, izmantotos failus un sistēmas.
- Nosakām procesa vājās vietas, datu avotus, automatizējamos soļus un gadījumus, kuros jāsaglabā cilvēka kontrole.
- Sagatavojam pirmās versijas apjomu, lietotāju lomas, datu struktūru un integrāciju plānu.
- Izstrādājam risinājumu pa posmiem un testējam to ar reāliem uzņēmuma darba scenārijiem.
- Migrējam nepieciešamos datus, apmācām lietotājus un ieviešam sistēmu ikdienas darbā.
- Uzraugām sistēmas darbību, analizējam kļūdas un turpinām uzlabot procesu pēc reālās lietošanas datiem.
Galvenie ieguvumi uzņēmumam
- Mazāk nokavētu termiņu.
- Mazāks manuālu kalendāra ierakstu apjoms.
- Savlaicīgāka rīcība pirms problēmas.
- Vienota termiņu kontrole visā uzņēmumā.
- Pārskatāma paziņojumu piegādes vēsture.
Kas jāņem vērā pirms ieviešanas?
Pārāk daudz paziņojumu samazina to vērtību. Jādefinē prioritātes, saņēmēji un nosacījumi, lai darbinieks saņemtu tikai viņam nepieciešamo informāciju.
Devera pieeja
Devera atgādinājumus veido kā procesa daļu, nevis atsevišķu kalendāru. Paziņojums tiek ģenerēts no aktuāliem sistēmas datiem un var automātiski izveidot uzdevumu vai mainīt statusu.
