Excel aizstāšana ar uzņēmuma sistēmu
Excel bieži ir labs sākuma rīks, taču, uzņēmumam augot, tas kļūst par kritisku darba sistēmu bez atbilstošas drošības, izmaiņu kontroles un automatizācijas. Devera pārveido šādas uzskaites par centralizētām web sistēmām.
Kādu problēmu risina šis pakalpojums?
Vairāki darbinieki strādā ar dažādām viena faila kopijām, formulas tiek nejauši izmainītas, dati dublējas un nav skaidrs, kura versija ir aktuālā. Vadībai trūkst reāllaika pārskatu, bet uzņēmuma process ir atkarīgs no viena cilvēka zināšanām.
Ko iespējams ieviest?
- Excel tabulu pārveidošanu par strukturētu datubāzi.
- Lietotāju lomas, piekļuves tiesības un izmaiņu vēsturi.
- Automātiskus aprēķinus un datu validāciju.
- Meklēšanu, filtrus, atskaites un eksportu.
- Paziņojumus, uzdevumus un apstiprināšanas plūsmas.
- Integrācijas ar grāmatvedību, CRM, noliktavu un citām sistēmām.
Kā notiek izstrāde?
- Izpētām pašreizējo darba plūsmu, iesaistītos darbiniekus, izmantotos failus un sistēmas.
- Nosakām procesa vājās vietas, datu avotus, automatizējamos soļus un gadījumus, kuros jāsaglabā cilvēka kontrole.
- Sagatavojam pirmās versijas apjomu, lietotāju lomas, datu struktūru un integrāciju plānu.
- Izstrādājam risinājumu pa posmiem un testējam to ar reāliem uzņēmuma darba scenārijiem.
- Migrējam nepieciešamos datus, apmācām lietotājus un ieviešam sistēmu ikdienas darbā.
- Uzraugām sistēmas darbību, analizējam kļūdas un turpinām uzlabot procesu pēc reālās lietošanas datiem.
Galvenie ieguvumi uzņēmumam
- Viena aktuāla datu versija visam uzņēmumam.
- Mazāks nejaušu izmaiņu un formulu kļūdu risks.
- Skaidra datu izcelsme un atbildīgā persona.
- Ātrāki pārskati bez manuālas failu apkopošanas.
- Iespēja sistēmu attīstīt kopā ar uzņēmuma procesiem.
Kas jāņem vērā pirms ieviešanas?
Nav nepieciešams uzreiz aizstāt visus Excel failus. Vispirms jānosaka, kuri faili ir kritiski, kuri dati ir kvalitatīvi un ko uzņēmums no tiem faktiski izmanto. Daļa vēsturisko datu pirms migrācijas būs jāsakārto.
Devera pieeja
Devera saglabā uzņēmumam pazīstamo darba loģiku, bet novērš failu sistēmas ierobežojumus. Ja nepieciešams, sistēmā paliek Excel imports un eksports, taču galvenie dati tiek uzturēti drošā, centralizētā vidē.
