Automatizēta dokumentu ģenerēšana
Dokumentu ģenerēšanas sistēma izmanto uzņēmuma datubāzē esošo informāciju un apstiprinātus šablonus, lai sagatavotu līgumus, piedāvājumus, aktus un citus dokumentus.
Kādu problēmu risina šis pakalpojums?
Darbinieki regulāri kopē iepriekšēju dokumentu, labo rekvizītus un dzēš nevajadzīgus punktus. Tas aizņem laiku un rada risku nosūtīt klientam cita uzņēmuma datus vai novecojušus nosacījumus.
Ko iespējams ieviest?
- DOCX, PDF un citu dokumentu veidošanu no šabloniem.
- Klientu, projektu, cenu un termiņu automātisku ievietošanu.
- Nosacītu punktu iekļaušanu atbilstoši darījumam.
- Dokumenta numuru un versiju pārvaldību.
- Apstiprināšanu un elektroniskā paraksta plūsmu.
- Gatavo dokumentu saglabāšanu klienta vai projekta kartītē.
Kā notiek izstrāde?
- Izpētām pašreizējo darba plūsmu, iesaistītos darbiniekus, izmantotos failus un sistēmas.
- Nosakām procesa vājās vietas, datu avotus, automatizējamos soļus un gadījumus, kuros jāsaglabā cilvēka kontrole.
- Sagatavojam pirmās versijas apjomu, lietotāju lomas, datu struktūru un integrāciju plānu.
- Izstrādājam risinājumu pa posmiem un testējam to ar reāliem uzņēmuma darba scenārijiem.
- Migrējam nepieciešamos datus, apmācām lietotājus un ieviešam sistēmu ikdienas darbā.
- Uzraugām sistēmas darbību, analizējam kļūdas un turpinām uzlabot procesu pēc reālās lietošanas datiem.
Galvenie ieguvumi uzņēmumam
- Ātrāka dokumentu sagatavošana.
- Mazāks nepareizu rekvizītu un vecu tekstu risks.
- Vienots uzņēmuma dokumentu stils.
- Pārskatāma versiju un apstiprinājumu vēsture.
- Iespēja dokumenta izveidi iekļaut automatizētā procesā.
Kas jāņem vērā pirms ieviešanas?
Šabloniem jābūt pārvaldāmiem un juridiski apstiprinātiem. Jānosaka, kuri lauki ir obligāti un ko darīt, ja nepieciešamie dati nav aizpildīti.
Devera pieeja
Devera savieno dokumentu ģenerēšanu ar CRM, projektiem, pasūtījumiem un līgumu uzskaiti, lai dokuments tiktu veidots no uzticama datu avota un automātiski saglabātos pareizajā vietā.
