Līgumu uzskaites sistēma
Līgumu uzskaites sistēma apkopo visus uzņēmuma līgumus, to puses, summas, termiņus, atbildīgos un saistītos dokumentus. Sistēma savlaicīgi atgādina par pagarināšanu, izbeigšanu vai citu saistību izpildi.
Kādu problēmu risina šis pakalpojums?
Ja līgumi glabājas mapēs un termiņi tiek uzturēti Excel, uzņēmums var nepamanīt automātisku pagarināšanu, cenu pārskatīšanas datumu vai kādu neizpildītu pienākumu.
Ko iespējams izstrādāt?
- Līgumu reģistru ar galvenajiem datiem un dokumentiem.
- Termiņus, atgādinājumus un automātiskas eskalācijas.
- Līguma statusu, versijas un saskaņošanas procesu.
- Atbildīgo personu un struktūrvienību uzskaiti.
- Maksājumu, saistību un izpildes kontroles laukus.
- AI kopsavilkumus un noteiktu nosacījumu meklēšanu.
Kā notiek izstrāde?
- Izpētām pašreizējo darba procesu, datu avotus, lietotāju lomas un problēmas, kuras sistēmai jāatrisina.
- Sagatavojam prasību, moduļu, integrāciju un piekļuves tiesību aprakstu, vienojoties par pirmās versijas apjomu.
- Izveidojam risinājuma prototipu vai galveno skatu struktūru, lai lietotāji varētu savlaicīgi precizēt vajadzības.
- Izstrādājam sistēmu pa posmiem, regulāri demonstrējot gatavo funkcionalitāti un pārbaudot to ar reāliem darba scenārijiem.
- Veicam datu migrāciju, integrāciju testus, lietotāju apmācību un sistēmas ieviešanu ikdienas darbā.
- Nodrošinām uzturēšanu, kļūdu novēršanu, uzraudzību un sistēmas turpmāku attīstību.
Galvenie ieguvumi uzņēmumam
- Mazāks nokavētu termiņu risks.
- Ātra visu līgumu un saistību pārskatīšana.
- Vienota aktuālo dokumentu glabāšanas vieta.
- Skaidra atbildība par katru līgumu.
- Vienkāršāka vadības un audita informācijas sagatavošana.
Kas jāņem vērā pirms ieviešanas?
Līgumu sistēmai jābūt sasaistītai ar uzņēmuma atbildības kārtību. Atgādinājums ir vērtīgs tikai tad, ja skaidri zināms, kuram un kad jārīkojas. Jāievēro arī konfidencialitātes un piekļuves prasības.
Devera pieeja
Devera var apvienot līgumu uzskaiti ar dokumentu apriti, klientu datubāzi un projektu vadību. AI funkcionalitāte tiek izmantota kā palīgs datu iegūšanai un analīzei, saglabājot cilvēka kontroli.
